こんにちは♪もめです。
前回、秘書とはどんなお仕事かについて紹介しました。
今回は、秘書に興味がある方に、実際にそこそこの会社で秘書を10年している私から見た、大変なところや、適性(必要なスキル)について、一般論を抜きにしてお話していきますね。
秘書自体にそれほど興味がなくとも、あなたの仕事における独特の着眼点になればと思います。
秘書はきちんと仕事をすれば、上司にとても気に入られる職業です。
その謎も解けるかもしれません。
やっぱり細やかな気遣いとかが大事なのかな？
秘書の仕事は大変なの？
企業で秘書をしていると、よく次のように聞かれます。
秘書って仕事は何してるの？やっぱり大変なの？
具体的な仕事内容は前回の記事で説明しました。
たしかにどこか謎が多いイメージで気になりますよね。
余談ですが、秘書がミステリアスなイメージを持たれているとすれば、それは正しい姿です。
なぜなら秘書は、
・余計な事を言わない、話さないようにしているから
・自分の感想/意見をはさまないようにしているから
です。
どの発言で機密が漏れてしまうか分からないのと、秘書の役柄として、上司の時間を増やすことが目的なので、意見を言うことは求められていない（すこし悲しいけど…)からです。
大変かどうか？
ということについては、
秘書の仕事は”大変”です。笑
ただし、上司の指示の程度や、自分の考え方、身に着けているスキルで、感じる難易度は変わります。
これはもちろん、どんなお仕事でも同じことですね。
それでは詳しく見ていきましょう。
秘書の大変なところ
では実際のところ、秘書のどういうところが”大変”なのかについて、お話したいと思います。
秘書が上司に求められている役割とはなんだと思いますか？
それは、
「自分（上司）の仕事に集中できるようなサポートをミスなくしてくれること」です。
そして、秘書が上司の役に立つことによって、「会社の利益を上げること」が最終目的です。
大変なのは、細々とした秘書の仕事に対して、それぞれに上司の名を冠した責任があることです。
社長が取引先にダブルブッキングするわけにはいきません。笑
連絡ひとつとっても、自分だけのためであることは一切なく、すべてが会社のためになるよう、考えることになります。
そして秘書の仕事の総体が、最終的には秘書自身の評価につながるのです。
特にトップはとにかく時間がないので、効率をよくサポートする工夫も必要になります。
また、ひとくちに社長と言っても、実際にはいろいろな人がいますよね。
上司に当たる人の、それぞれの性格の違いに合わせる必要があることも、秘書の仕事の難しい部分と言えるでしょう。
求められるスキルは？ なれる人は限られる？！
では、秘書に特別求められるスキルはなんでしょうか。
webで検索してみると、「スキル」と「適性」がしばしば混同されているようです。
性格はさておき（変わっていく可能性もあるので）、私はシンプルに必要なスキルがあれば、適性があると思っていいと思います。
ちなみに、「秘書 適性」と、webで検索してみると…
おおよそこんな内容が書いてあります。
- コミュニケーション能力がある
- 気配りができる
- 言葉遣いや身だしなみがきれい
- 機密を守る
- 気分に左右されない
- 裏方でサポートする方が好き
コミュニケーション能力がある、気配りができるとは、自分以外にも目を向けて、仲間や取引先と仕事をスムーズに効率よく進めるということです。
身だしなみや言葉遣い、機密を守る、気分で振り回されない、というのは、説明するまでもないですね。
ですが…
これらは、秘書の適性というより、社会人=大人として、身につけておきたいことと言えますね。
最後の裏方・サポート役が好き、ということは、元々の性格ですのでたしかに適性と言えます。
秘書の仕事自体が裏方なので、好きに越したことはないのかな、と思います。
ここからは、私が経験から感じた、本当に大事なスキルを厳選して4つ紹介します。
秘書から見た、本当に大事な秘書のスキル４つ
スキルを紹介する前に…、
上司は特に秘書にはこんな役割を求めているんでしたね。
「自分（上司）の仕事に集中できるようなサポートをミスなくしてくれること」
余計な仕事を秘書がいい感じにやってくれて、経営などの大事なことにあてる時間を増やしてくれたら最高！です。
この点をカバーするためのスキルを持っていることが大切です。
それでは、実際に見てみましょう。
①パソコンスキル
まずは、パソコンスキルです。
スマートフォンでも仕事ができる時代ですが、やはり今のところ必要なスキルです。
秘書がいる人は、たいてい役員やトップ（社長）ですので、数字がとても大切です。
製品・サービスの売上や、細かい支出もチェックすることでしょう。
また、そういった内容のプレゼンを社内外にすることもあると思います。
担当者と連絡を取るのは面倒…数字は分かっているから希望の形で資料にしたい。
そういう時に、秘書に作成してもらうと上司もぐっと楽になり、助かります。
大切なのは、「パソコンが得意なこと」ではありません。
「上司が求める資料をある程度なんでも作成できること」です。できればささっと。
具体的には、ExcelやWord、PowerPointといいたOfficeソフトを使うことができればまずは問題ありません。
加えて、昨今使う機会が倍増したZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsといった、リモートワークのシステムが使えるとより役立ちます。
②マルチタスク可能
最近では、「マルチタスクは効率が下がるからやめた方がいい」という意見もよく聞きますね。
ですが、あいにく秘書は、マルチタスクが基本です。
同時にいろいろな指示を受けることもしばしば。。
人間はどうしても忘れてしまうことがあり、それは仕方がないことなので、
忘れないようにする工夫ができること、とも言い換えられます。
③想像力がある
秘書の仕事は、社長などの上司の、ひいては会社の役に立たなければ意味がありません。
気が利くということは大事ですが、いくら気を利かせたつもりでも、それが良い結果にならなければ、むだになってしまうのです。
また、上司の性格のタイプによっても、求める対応は様々です。
たとえば、細かい報告が欲しいタイプだったり、できるだけ報告せず裏で済ましておいてほしいタイプだったり…
そこで必要なのが、想像力です。
「こうしたら、相手は助かるんじゃないかな？」
という予想がだいたい合っていないといけません。
取り掛かる業務の順番や、先に聞いたほうがいいこと、なども想像力で補うことができます。
想像力をこまめに働かせることができれば、上司の仕事のちょっとした穴を埋め、よりスムーズに、安心して進めてもらうことに繋がります。
サポート面が強い以上、先回りがかなり大切になるのです。
④親切心がある
いままで挙げた、３つのスキルをすべてをカバーするのは難しいですね。
義務心だけですべての仕事をカバーするのは難しいけれど、
ちょっとした親切心に、多忙な上司は助けられます。
たとえどんな上司でも、お役に立とうとする思いがあれば、大丈夫。
逆に言うと、他人に全く興味がなく、自分がよければ全てよし‼︎な人は、秘書には向いていません。笑
「～しなきゃ」では前向きに取り組むことが難しい仕事も、親切心があれば、「こうしてあげたい」という思いから、何とかなったりします。
親切心は、後からでも培うことができますね。
秘書をしていると、他社の秘書さんと交流することもありますが、どなたも私への対応も素晴らしく、尊敬するところばかりです。
それは、同じ立場の私を慮ってのことだと思います。
相手の立場に立ってものごとを考えて行動できる、秘書に一番大切なスキル=適性だと思います。
以上4つのスキルをお伝えしました！
秘書になりたい人へ
秘書になってみたい、と興味があるけど、どうしたらなれるのかな…？
私は新卒採用で運よく秘書として雇われました。
でも、秘書の求人に応募することがすべてではありません。
すでに会社勤めしている方なら、まずは会社の人事担当に、それとなく話が行くようにしてみましょう。
全国の他社の事例を見ていると、まったく違う部署・業種から、適性を買われて秘書になるというパターンも多いようです。
役員・人事側も秘書として社員を引き抜くのは勇気がいることですから、ウェルカムな感じを出しておくと、可能性が増すのは間違いありません。
秘書がいない会社でも、まずは問い合わせてみましょう。
このブログの共著者である夫で、企業で人事を担当しているひずるに聞いてみたところ、今は秘書職がなくても、問い合わせがあれば覚えているとのことでした。もしかしたらあなたの会社でも人事担当が覚えてくれるかもしれません。
その際、秘書検定を取っておくと、さらに説得力が増します。（なくても大丈夫ですよ）
おすすめは2級→準1級です。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
秘書が大事にしたいスキルは、どれも基本的なことで、他の仕事でも役立ちそうな内容ですよね。
AIの時代が到来したとはいえ、「人間力」が大事とも言われる秘書はまだまだ重宝されそうです。（いずれAIと仕事の関係についても書きたいと思います！）
秘書の仕事は、大変な面もありますが、会社の命運をにぎる人の一番近くでサポートをしながら、トップの視座で会社を見ることができる貴重な仕事です。雑談レベルでも経営の裏話など興味深いお話が聞けたりするんですよ。
ここまで読んでいただいただき、ありがとうございました。
このブログでは、みなさんの生活の質を「ちょっとよくする」情報を発信していきます。
次回の記事もお楽しみに。
以上、もめの投稿でした。
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